Unidad Responsable: Unidad de Atención al Usuario
Misión: Proteger los derechos y deberes de los usuarios e incrementar el grado de satisfacción que
presenta con los servicios de salud, contribuyendo a la mejora continua de la atención.
Productos y Servicios:
Recepción e Información
a. Información general sobre el hospital, su organización y los servicios que en él se prestan para ser
proporcionada a los pacientes, familiares y acompañantes;
b. Plan de Acogida con información clara, útil, comprensible e integradora;
c. Difusión de los derechos y deberes a los pacientes, familiares y acompañantes, velando por su
obligado cumplimiento;
d. Formación sobre técnicas y habilidades de atención al público, al personal de nuevo ingreso y
personal de contacto;
e. Reportes consolidados de reclamaciones, quejas y sugerencias;
f. Envío de documentación de los pacientes a otras instituciones y traslado de información a las
Unidades o profesionales de otros ámbitos para la resolución de problemas concretos de los
ciudadanos, y otros asuntos de interés;
g. Gestión de determinadas prestaciones, contempladas en la cartera de servicios sanitarios del
Ministerio de Salud Pública en la legislación vigente;
h. Petición de copia del expediente único de Historia Clínica, Informes Médicos y cambio
extraordinario de Especialista;
i. Reproducción de documentos para el ciudadano (fotocopias).
Educación y Apoyo
a. Información personalizada sobre ubicación de pacientes ingresados y temas generales de
información de citas de pacientes utilizando las herramientas de la intranet, respetando las normas
vigentes en cuanto a la confidencialidad de los datos y preservación de la información personalizada;
b. Soporte informativo y acompañamiento a los familiares en el momento del parto, facilitación los
requisitos y trámites para la inscripción de los recién nacidos en el Registro Civil;
c. Atención, información y asesoramiento a los usuarios en todos aquellos problemas relativos a la
asistencia o derivados de ella, que no puedan ser atendidos de forma ordinaria y/o satisfactoria en
otro ámbito de la Organización;
d. Visitas programadas a los usuarios hospitalizados para conocer de primera mano si considera que
está bien atendido y adelantarse a sus necesidades;
e. Mesas informativas para establecer buenas relaciones con asociaciones y organizaciones de usuarios, que lleven a cabo labores de información y sensibilización social sobre el funcionamiento y
mecanismos de acceso a los servicios, promoción de la salud, prevención y atención de problemas
de salud;
f. Reporte de actividades desarrolladas para la Ludoteca Infantil, que es el espacio de
entretenimiento disponible para los hijos de los familiares de pacientes ingresados (en aquellos
centros en los que esté disponible);
g. Actos Culturales de interés para pacientes y acompañantes (Obras de teatro, exposiciones,
Conciertos, etc.);
h. Jornadas informativas y divulgativas sobre enfermedades relevantes haciéndolas coincidir con
fechas conmemorativas, en coordinación con la unidad de Comunicación;
i. Eventos relacionados con las enfermedades como el Día del Diabético, Día de la Salud Mental y
otros, en coordinación con la unidad de Comunicación;
j. Biblioteca del Paciente;
k. Apoyo en las acciones administrativas de los servicios del Centro con especiales dificultades para
la resolución de los asuntos planteados.
Monitoreo y Seguimiento
a. Realización y procesamiento de las encuestas de satisfacción y los sondeos de opinión sobre la
atención prestada en la institución;
b. Reporte de los resultados, para la unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión,
con el fin de evaluar de forma objetiva la calidad e incorporar "la voz del ciudadano", implantando
conjuntamente medidas que mejoren aquellos aspectos menos valorados;
c. Reportes de las intervenciones y actividades que se llevan a cabo desde diversas entidades de
voluntariado, de forma comprometida, coordinada e integrada en la dinámica organizativa del
Hospital;
d. Informes sobre las acciones tomadas para resolver problemas referentes a quejas y sugerencias
presentadas al hospital;
e. Pautas de actuación para la mejora continua y el incremento de la calidad percibida;
f. Participación en los distintos Grupos de Trabajo y Comisiones del Hospital;
g. Propuesta de implantación de acciones de mejora dirigidas a incrementar la calidad de la atención.

Unidad Responsable: Dirección Administrativa y Financiera / Unidad Administrativa Financiera

Misión: Dirigir, organizar y proyectar la administración de los recursos materiales, recursos

financieros y talento humano del hospital con el fin de facilitar la consecución de los objetivos, planes

y metas de la Institución.

Responsable: Director/a Administrativo y Financiero / Coordinador/a Administrativo Financiero

Atribuciones y responsabilidades:

a. Coordinar las actividades Administrativas, Financieras, de Talento Humano y los Servicios

Generales contratados con las diferentes unidades del hospital;

b. Asesorar en materia de Administrativa Financiera y de Talento Humano a las diferentes

actividades del Hospital;

c. Dirigir, articular, evaluar y mejorar la gestión de las áreas a su cargo;

d. Implementar las políticas relacionadas al ámbito de su competencia;

e. Elaborar la proforma presupuestaria del Hospital en coordinación con la Dirección de Planificación

y Control de Gestión que se somete a aprobación previa por la Comisión de Dirección;

f. Programar y controlar las actividades administrativas del talento humano, recursos materiales,

recursos económicos y financieros del Hospital, de conformidad a la ley, políticas, normas,

reglamentos y otros documentos legales pertinentes;

g. Validar los planes, programas, proyectos y presupuestos en el ámbito de su competencia;

h. Coordinar la contratación y administración de los contratos del hospital;

i. Intervenir en la elaboración del Plan Operativo Anual de la institución en coordinación de todas las

áreas del Hospital;

j. Participar en los Comités y comisiones de acuerdo a las disposiciones de la Gerencia Hospitalaria;

k. Responder ante las demandas de la Gerencia Hospitalaria.

La Dirección Administrativa Financiera se gestiona a través de las siguientes unidades:

- Unidad / Gestión de Talento Humano

- Unidad / Gestión Financiera

- Unidad / Gestión Administrativa

- Unidad / Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Unidad Responsable: Gestión /Unidad Administrativa
Misión: Administrar con eficiencia, eficacia y efectividad los recursos materiales, suministros, bienes
y servicios requeridos para la ejecución de los planes, programas, proyectos y actividades del
hospital.

Unidad Responsable: Unidad / Gestión Financiera

Misión: Administrar, organizar y controlar las actividades financiero-contables del Hospital,

proporcionando ágil, oportuna y transparentemente los recursos financieros requeridos para la

ejecución de los planes, programas y proyectos de la institución.

Productos y Servicios:

Contabilidad

a. Sistema de contabilidad por partida doble, adecuada a las necesidades del Hospital, incluyendo

las técnicas presupuestarias, códigos en instructivo de cuentas, registros y otros documentos

pertinentes;

b. Registro de los ingresos que origine el Hospital;

c. Registro del movimiento de las cuentas bancarias del Hospital para conciliación;

d. Informes de control previo de la documentación de soporte para la ejecución del presupuesto y

determinar la recaudación de los recursos financieros de tesorería y contabilidad;

e. Comprobantes de pago en base a la documentación aprobada por las autoridades competentes

según procedimientos establecidos;

f. Comprobantes de gastos efectivizados y registrar con aplicación a rubros y partidas

correspondientes;

g. Registro de los recursos financieros e inventarios contables del hospital;

h. Arqueos sorpresivos de caja;

i. Informes de control final de los documentos habilitantes y retenciones de ley previo al pago;

j. Estados financieros mensuales y otros indicadores con sus respectivos análisis, para ser

entregados a la Gerencia Hospitalaria;

k. Contabilidad de costos, análisis de costos de las prestaciones asistenciales;

l. Archivo de la documentación que respalde las operaciones de Contabilidad.

Administración de Caja

a. Flujos de caja que aseguren la disponibilidad financiera y oportuna para cumplir con las

obligaciones y adquisiciones del hospital;

b. Solicitud de la cuota mensual de asignación fiscal;

c. Custodia, control, renovación y ejecución de garantías;

d. Depósitos diarios en la cuenta bancaria respectiva todos los ingresos del Hospital en la forma en

que fueron recibidos;

e. Comprobantes de depósitos bancarios diarios;

f. Informes de control previo y concurrente de las operaciones;

g. Registro de las transferencias de pago previa presentación de los comprobantes legalizados y

autorizados por las autoridades competentes del Hospital;

h. Comprobantes de egreso de los Proveedores, con los respectivos respaldos;

i. Informes diarios de los ingresos y pagos realizados con la documentación pertinente en forma oportuna y sistemática;

j. Pago de obligaciones económicas de la institución previa autorización expresa de la autoridad

competente;

k. Archivo de la documentación que respalde las operaciones de Administración de Caja.

Recaudación

a. Recaudación de los valores de autogestión referentes al SOAT o equivalentes, con su respectiva

factura;

b. Informar sobre los valores del SOAT o equivalentes recaudados;

c. Registros de dineros recaudados del SOAT o equivalentes para ser informados a la Administración

de caja;

Presupuesto

a. Presupuesto anual del Hospital;

b. Sistema de presupuesto adecuado a las necesidades del Hospital, incluyendo técnicas

presupuestarias, Código, Registros por partidas y documentos pertinentes;

c. Informes de control presupuestario por partidas;

d. Aplicación contable presupuestaria;

e. Certificaciones presupuestarias que validen los gastos previstos de conformidad con las

previsiones establecidas en las leyes, normas, y reglamentos vigentes y en coordinación con la

unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión;

f. Informes mensuales y cuatrimestrales con sus respectivos análisis en coordinación con el

Ministerio de Finanzas sobre la ejecución, modificaciones presupuestarias y las programaciones

financieras;

g. Programación, formulación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto institucional en

coordinación con la unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión;

h. Archivo de la documentación que respalde las operaciones presupuestarias.

a. Procesos precontractuales y de contratación (incluso de seguros) contemplados en la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación y administración del Portal de Compras Públicas;

b. Informes de la atención de requerimientos de las diferentes unidades del hospital;

c. Comprobante de órdenes de pago por las adquisiciones realizadas;

d. Plan anual de compras públicas, adquisiciones y contrataciones del hospital;

e. Informes de compras generales;

f. Informes de compras de medicamentos e insumos;

g. Informe de ejecución del plan anual de adquisiciones y contrataciones de acuerdo a la ley

Orgánica de Contratación Pública y su reglamento;

h. Asesoría en la elaboración de términos de referencia para realizar los procesos de contratación;

i. Análisis de costos y cotizaciones de bienes, servicios u obras;

j. Solicitudes de certificaciones presupuestarias de los subprocesos pertenecientes a la Coordinación

Administrativa Financiera;

k. Verificación en la recepción de productos y servicios en coordinación con bodega y el área

requirente.

Unidad Responsable: Unidad/ Gestión de Talento Humano
Misión: Administrar, seleccionar y desarrollar el talento humano del Hospital, garantizando su
desarrollo constante mediante una verdadera capacitación, bienestar social y seguridad, con el fin de
potencializar las habilidades y capacidades de su personal en cumplimiento a la ley, reglamentos,
normas, políticas y otros documentos legales vigentes.
Productos y Servicios:
a. Plan de fortalecimiento institucional y mejoramiento continuo;
b. Distributivo de funciones y actividades del talento humano de acuerdo a las necesidades de la
institución;
c. Expedientes y registros del personal del hospital;
d. Sistema de control de asistencia y permanencia del personal en sus puestos de trabajo;
e. Distributivo de sueldos y salarios del personal;
f. Roles de pago mensual;
g. Calendario anual de vacaciones del personal en coordinación con los líderes de las unidades y
supeditado a la actividad asistencial, aprobación de la Gerencia Hospitalaria;
h. Acciones de personal relacionadas con nombramientos, contratos, ascensos, traslados, remoción,
vacaciones, permisos, y otros en que tenga que intervenir según normas y procedimientos vigentes;
i. Informes de creación de partidas y Supresión de puestos de recursos humanos;
j. Informes de contratos de servicios ocasionales y profesionales;
k. Informes de optimización de recursos humanos;
l. Informes sobre los sumarios administrativos y vistos buenos del personal del hospital;
m. Informes sobre los aspectos disciplinarios del personal a la Gerencia Hospitalaria para la
aplicación de sanción correspondiente;
n. Informes de evaluación de desempeño del personal del Hospital;
o. Plan para salida y jubilación de servidores;
p. Informes de clasificación de puestos, reclutamiento, selección y contrataciones;
q. Informes de aplicación del reglamento para concursos de merecimientos y oposición;
r. Plan de capacitación y formación de recursos humanos e informe de ejecución;
s. Plan de prevención de riesgos y seguridad laboral;
t. Capacitaciones, especializaciones y pasantías de los profesionales del Hospital;
u. Planes y programas de capacitación de desarrollo personal, bienestar laboral y seguridad
ocupacional;
v. Plan de evaluación del desempeño e informe de ejecución;
w. Plan de medición del clima laboral y cultura organizacional del nivel nacional;
x. Informes de movimientos de personal para el Ministerio de Relaciones Laborales;
y. Informes de Pasantías, becas en el país y en el exterior de los funcionarios del hospital.

Unidad Responsable: Gestión de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión

Misión: Articular los recursos, procedimientos y planes de salud en función de las estratégicas y

objetivos institucionales. Implementar sistemas de seguimiento y control que contribuyan a la

evaluación del cumplimiento de objetivos y metas y a la reducción de la brecha de oferta y demanda

de los servicios de salud que ofrece el Hospital, con el propósito de generar satisfacción de los

clientes internos, externos y el mejoramiento de los servicios que se ofrece a la población.

Productos y Servicios:

a. Sistema de información que facilite la toma de decisiones, en coordinación con la unidad de

Calidad y las distintas áreas del Hospital;

b. Sistema de control y evaluación de la gestión clínico financiera e implantación del cuadro de

mandos;

c. Plan Operativo Anual del Hospital, en función de los insumos presentados por cada una de las

unidades y para la aprobación del Gerente Hospitalario/a y el comité respectivo;

d. Plan estratégico del Hospital, enfocado a los objetivos institucionales para la aprobación del

Gerente Hospitalario/a y el comité respectivo;

e. Plan de Inversión de Hospital en coordinación con la Unidad Financiera para la aprobación del

Gerente Hospitalario/a y el comité respectivo;

f. Planes de prevención y mitigación de riesgos y de contingencia y emergencia ante eventos

adversos para la aprobación del Gerente Hospitalario/a y el comité respectivo;

g. Sistema de monitoreo y seguimiento de la planificación anual de inversiones, estratégico, de

objetivos, metas, indicadores y convenios;

h. Reformas presupuestarias; Estudios de oferta y demanda de los servicios de salud del Hospital;

j. Reportes de la oferta de servicios médicos y complementarios que se coordinan con otras

Instituciones del primer nivel;

k. Diagnostico de necesidades de salud y actividades con la comunidad.

l. Informes de seguimiento y desarrollo de la documentación y expediente único de Historia Clínica

con codificación del conjunto Mínimo de Datos Básicos;

m. Reportes y seguimiento de los convenios que tenga el hospital con otras instituciones de salud,

públicas, privadas e internacionales;

n. Informes sobre cumplimiento y aplicación de convenios y compromisos de la gestión hospitalaria

a. Informe consolidado de custodia y uso de bienes del hospital;

b. Reportes de ingresos, egresos y consumos de suministros, materiales y bienes de larga duración

del Hospital;

c. Inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles del hospital;

d. Sistema de inventario de activos fijos y bodega del hospital;

e. Plan anual de adquisición de bienes de larga duración para el Hospital, en coordinación con la

Dirección Asistencial, unidades asistenciales y los comités respectivos;

f. Actas de entrega-recepción de bienes;

g. Reportes de gestión de Prótesis e Implantes;

h. Informe de donaciones ejecutadas;

i. Informe de administración de bodegas;

j. Inventario de suministros y materiales;

k. Informe de ingresos y egresos de suministros y materiales;

l. Informe de ingresos de medicamentos, insumos y otros en coordinación con la unidad de

Farmacia;

m. Informe de ingresos y egresos de vacunas y medicamentos que requieren cadena de frío en

coordinación con la unidad de Farmacia.

Servicios Generales

a. Plan de gestión, incluida la asignación económica, de los servicios generales basados en la

planificación previa y órdenes de trabajo requeridas por las unidades del Hospital;

b. Plan de gestión de residuos hospitalarios;

c. Términos de referencia en los que se define los requerimientos técnicos, procedimientos y

estándares de calidad de la prestación de los servicios generales;

d. Proyectos de pliegos de licitación, contratación de los servicios que cumplan los requerimientos y

estándares de calidad y disponibilidad prefijados;

e. Informes de evaluación de la prestación de los servicios prestados por proveedores externos, para

ejecutar su respectiva penalización económica en caso de incumplimiento de los estándares y

disponibilidad prefijados;

f. Informes periódicos sobre el cumplimiento de los contratos mantenidos;

g. Solicitud de Pago referentes a los servicios contratados para la institución;

h. Sistema de información de servicios hoteleros y generales, limpieza, carpintería, electricidad,

conserjería, entre otras.

Mantenimiento

a. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles, inmuebles, equipos de

electro medicina y vehículos a cargo del hospital;

b. Proyecto de infraestructura y bienes de larga duración del hospital, de acuerdo con las directrices

del MSP;

c. Informes sobre la repartición y adecuaciones que se realicen en los espacios verdes, oficinas y

bodegas del hospital;

d. Informe de ejecución del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del hospital;

e. Gestión energética y medio-ambiental;

f. Sistema de control de transportes;

g. Informe mensual de la adquisición de pasajes aéreos, reembolsos y pasajes premio;

h. Salvoconductos y documentos que soporten la legalidad y cumplimiento del servicio de transporte

prestado;

i. Matriculas, revisión de vehículos y seguros de los vehículos del hospital;

j. Solicitud de pago por utilización de combustible, lubricantes y compra de piezas o accesorios de

vehículos;

k. Informe consolidado de pagos de servicios básicos.